Viele Unternehmen im Finanzbereich betreiben seit Jahren etablierte Print-Publikationen — monatliche Marktberichte, Quartalsinformationen oder Mandantenbriefe. Der Wunsch nach digitalen Formaten ist verständlich: schnellere Verfügbarkeit, geringere Druckkosten, personalisierter Zugang. Doch die Umstellung scheitert oft an unterschätztem Aufwand oder am Versuch, Print und Digital parallel ohne gemeinsame Datenbasis zu pflegen.
In unserer Projekterfahrung gelingt die Migration am besten in drei Phasen — nicht als Big Bang, sondern als kontrollierter Übergang.
Phase 1: Gemeinsame Datenbasis schaffen
Bevor ein neues Ausgabeformat entwickelt wird, sollte geklärt sein, woher die Inhalte kommen. Liegen Tabellen, Texte und Grafiken in strukturierten Daten vor — oder werden sie für jede Ausgabe manuell zusammengestellt? Ohne zentrale Datenquelle entstehen Doppelpflege und Inkonsistenzen zwischen Print und Digital.
Typischer erster Schritt: Einführung eines Templates, das sowohl druckfertige PDFs als auch Web-optimierte Versionen aus denselben Rohdaten erzeugt. Das reduziert den Mehraufwand und schafft Vertrauen im Team, dass die Digitalisierung den Print-Prozess nicht ersetzt, sondern erweitert.
Phase 2: Parallellauf mit ausgewählter Zielgruppe
Statt sofort alle Empfänger auf Digital umzustellen, empfiehlt sich ein Parallellauf: Print bleibt unverändert, Digital wird einer Testgruppe angeboten — z. B. mandantenspezifischer Zugang zu einem Web-Report oder Download-Link per E-Mail. Feedback zu Bedienbarkeit, Darstellung auf mobilen Geräten und Akzeptanz fließt in die Weiterentwicklung ein.
In diesem Schritt zeigt sich auch, ob die gewählte Technologie zum internen Know-how passt. Manche Teams benötigen Schulung und Begleitung; andere arbeiten nach kurzer Einarbeitung selbstständig.
Phase 3: Schrittweise Reduktion des Print-Anteils
Erst wenn Digital stabil läuft und die Mehrheit der Empfänger zufrieden ist, lohnt sich die Reduktion von Print-Auflagen oder die Umstellung auf Opt-in-Modelle. Wichtig: Kommunikation mit den Endkunden — wer weiterhin Print wünscht, sollte diese Option behalten können, solange das wirtschaftlich vertretbar ist.
eveniat GmbH begleitet Unternehmen durch alle drei Phasen — von der Prozessanalyse über Template-Entwicklung bis zur technischen Umsetzung. Wenn Sie einen etablierten Print-Report digitalisieren möchten, sprechen Sie uns an.